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疫情时代要如何管理无办公桌的上班族
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由于疫情的原因,很多人开始在家办公,这让工作场所与方式发生了很大的变化,也给上班族提供了不同的选择,那么没有办公桌的上班族需如何办公?
SAP根据工作时长(长期工人:离家工作超过一天以上;短期工人:工作一天或更短时间后返家)、地点(现场与非现场)和客户互动的水平(高或低),将无办公室员工进行分类:
无办公桌员工分类
在当今数字化时代,无办公桌的员工几乎被遗忘了,但当新冠肆虐时,事情发生重大转变。零售员工、制造工人、供应链操作员和医疗保健工作者都从次要劳动力变成了必不可少的劳动力。无办公桌的劳动力再次成为人们关注的焦点。
当谈及当代劳动力时,有一点需要强调的就是现在 73% 的员工被认为是属于 X一代、千禧一代或 Z 一代的数字化原住民。这对他们的经理来说,这些员工比之前的工人接触的信息更广。他们开始期待类似用户体验的员工体验。
同样,无办公桌的员工也有同样的期待。无论他们的层级职位或专业水平如何,无办公桌员工现在都希望获得与其他部门同等水平的员工体验,这就需要仔细设计员工体验旅程。转化为复杂管理,就意味着时间和金钱,如何平衡投资与满足期望是劳动力经理面临的主要挑战。
可以从多个角度看待与无办公桌员工的沟通,审视面临的不同挑战和潜在的解决方案。其中之一是员工获得信息的路径;另一个是垂直传播的质量。最后,看看这些因素如何影响员工体验和员工幸福感等关键因素。
#1 提高信息获取效率
麦肯锡全球研究所的一份报告显示,员工需要花19% 的工作时间用于查找信息。这意味着用于简化协作和数据可用性的归档系统、数字化和其他技术解决方案仍有待提升。引用中提到的百分比参考的是普通员工。由此可以推测如果是无办公桌工作人员,比例会更大。原因很简单,因为他们不在办公桌前工作。掌上技术解决方案仍然不是所有行业的绝对标准。
可能的解决方案不仅包括分配公司电子邮件(信不信由你,这仍然是无办公桌员工面临的问题),而且还包括快速轻松地访问电子邮件。从逻辑上讲,靠电子邮件无法解决。如何让他们及时了解公司政策、重大更新和其他信息也很关键。在疫情期间,尽管无办公桌员工的工作量增加了,但是他们当中65% 没有得到额外的技术支持。这方面还有很多需要改进的地方。
#2 更好的层级沟通
另一个沟通的痛点是等级的质量和数量。也就是我们常说的,垂直沟通。在典型的公司架构中,决策是由高层做的。然后结果在人群中逐渐扩散。相反的方向通常是从团队汇报到主管、中层管理人员、高层管理人员最后到CEO、COO级别。
缺乏沟通可能会导致缺乏评估和赏识、管理不善以及工作场所关系的整体中断。这些都会导致员工对工作的不满情绪增加。
经理们管理无办公桌工人的趋势是走动管理。实质上是迫使经理们离开办公室,与员工打成一片。这不仅是老板走动管理的机会,而且是花时间倾听员工心声并对基层员工表示赞赏和尊重的机会。
#3 合适的通信技术
疫情最严重的时期进行的一项调查显示,无办公桌工人的技术状况还有很大的改进空间。其中60% 的无办公桌员工对工作中提供的技术支持不满意。鉴于83%的无办公桌工作人员使用台式机或笔记本电脑,这就情有可原了。
确保无办公桌工作人员能够轻松访问信息,首先要确保他们拥有上述访问权限——首先是技术和小工具。一些公司已经遥遥领先。 UPS 目前正使用第五代掌上电脑,以此提高效率。零售商店也一直在给员工提供移动设备,通过使用定制化的应用程序,最终推动了增长。
联系前面一点,现今的无办公桌工作人员非常了解技术的好处。无论他们的实际工作场所如何,他们都希望获得最佳解决方案。
随着沟通出现问题,并且看到组织没有按预期投资,改善无办公桌员工的日常工作,这部分员工很容易感觉被公司忽视了。如果管理人员将其搁置一边,可能会导致员工与公司产生疏离感和脱节感。这里列举一些方法可以改变这一局面。
#4 投资无办公桌员工技术
研究数据显示,总劳动力约为 27 亿人,其中无办公桌人员占总劳动力的 80%。而当下,只有 1% 的商业软件投资用于无办公桌员工技术。
解决方案很简单,并且已经开始实施:制造业和运输业已准备好进行更多投资。因为这样可以显着提高生产力(提升33%)并节约成本(下降 21%)。另外,员工体验的预期提升23%!
#5 提升员工体验
疫情期间,对员工来说,一大变化就是他们的价值感提升了,尤其是一线工人。最重要的是,工作场所的发生了变化,混合办公和远程办公成为主流——但不适用于无办公桌员工。这意味着无办公桌的劳动力将寻求其他方式来提高他们的地位。
一份精心设计的员工体验 (EX) 是全面的。从招聘广告和面试开始,通过入职和实际工作顺利推进,把越来越多的重点放在离职上。好的(数字化)员工体验会增加员工敬业度,并降低管理层与员工期望之间不匹配问题。
因此,管理无办公桌工作人员的重点变得更加清晰和结构化。近年来,混合/远程办公转变成为焦点,但无办公桌员工体验在很大程度上仍然是一种物理体验。最近的一项调查显示, 72% 的无办公桌员工无法与办公桌同事使用相同的数字化工具。
一个零售商店的例子表明,越发明显的一件事是,虽然数字技术可以减少错误,但是它不能取代人类体验。随着我们在大流行中绕了一圈,人们开始重视实际的面对面交流,无办公桌工作人员再次变得重要。毕竟,他们是许多行业客户的第一个联络点。如何让员工留任变得很重要,将员工是成本的思维方式转变为员工是资本的方式,将资产最大化。
#6 谨慎的员工体验计划
结合上一点,设计员工体验应该是战略性的,并且经过深思熟虑。在尝试将计划付诸实施时,从其他部门(例如市场营销或销售部门)吸取经验并将其应用于您的人力资源管理任务是有意义的。
比如,细分劳动力,创建目标角色,为劳动力制作职业发展路径。这样,您将更好地了解要接触的员工类型。他们将清楚地了解自己在公司内的职业道路。建立明确的员工体验和参与度指标,衡量举措的有效性。
为无办公桌工作人员设计员工体验的差异并没有那么大。你仍然需要建立一个明确的使命和目的,将它们与战略重点保持一致。然而,如今,战略重点正在从单纯的生产指标转变为留用率和幸福感。增加一点积极的文化体验,主管坚持以身作则。这样,您将拥有一个设计简洁的员工体验,更适用于无办公桌工作人员。
上面提到的无办公桌工人管理的某些方面可能看起来不那么具体——甚至是有些抽象——我们也不能忘记运营挑战。无办公桌劳动力跨越行业和工作类型大不同。更重要的是,每个工作场所都有自己的一系列问题和风险。但是,有一些普遍的共性问题,让我们来研究一下。
#7 提高灵活性
过去两年让我们领悟了另一件事,就是无论我们多么希望某些事情如何发展,但是没有什么是一成不变的。这些问题的共同特征是管理人员如何在实施流程中掌握灵活度。
灵活性已被证明不仅有利于劳动力(从实践的角度来看),而且是总体改进的驱动力。最重要的一点是更好地沟通、创造和合作创新的能力。对于没有办公桌的员工来说,他们的工作体验与坐在办公桌前的同事略有不同,灵活性是他们行使获得更好工作场所的权利并改善常见痛点的机会。例如,他们的工作与生活的平衡。
尽管雇主并不太热衷于允许员工选择班次,但事实证明,无办公桌员工了解他们职位的具体情况,例如,远程工作根本行不通。他们渴望的东西很简单——能够选择他们的班次,从而取得更好的平衡。使用简化所有沟通的应用程序,包括与管理层、同事的沟通,并提供班次、病假等的实时更新。提供这样一个好机会,让人们得到他们真正想要的。
#8 优化排班
对劳工来说,说到灵活性,一个非常切实的方面就是排班。大多数轮班工人都是无办公桌的员工。轮班工人的排班在各个方面都是一个巨大的挑战。这在疫情之前也是如此,封锁、居家令和感染有时只会将这个问题放大很多倍。
在过去三年中,经理和排班员尝试了不同的排班方法。在测试期间出现了一个共同点:灵活排班对员工和企业都有好处,确保覆盖所有班次。除此之外,引入简单的技术解决方案以实现自我排班和实时变更通知,使员工能够制定天计划和周计划。因此,将其引入工作流程是合乎逻辑的。
#9 专注留任
各行各业的管理者最关心的问题之一是生产力。然而,焦点开始转移。经理们开始明白生产力与快乐和劳工满意度密切相关。一些数据不仅会引发担忧,而且从长远来看是不可持续的——例如超市和快餐店等工作场所的员工流失率为 100%。
雇主与雇员的关系曾经非常不同。雇主掌握着权力,通常只为工人提供完成工作所需的最低配置。然而,人才短缺、工作变动摩擦减少(随之而来的是辞职大潮)以及旨在填补空缺职位的工资急剧增加,平衡点都严重地向工人倾斜了。
今天的劳动力愿意做出的改变越来越小,例如他们不愿意“克服”疾病来上班。然而,他们中的 51% 仍然这样做只是因为他们负担不起病假。这个例子说明了需求和期望之间的差距以及许多无办公桌工人仍然面临的现实。仔细处理上面列出的要点将有助于提高员工保留率,从而提高员工的敬业度和积极性,最终提高了生产力和员工满意度。

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